De gemeente Brunssum telt 270 werkplekken. Voor 2008 werden nieuwe computers bij de gemeente Brunssum altijd door de ICT-beheerders geplaatst. Dat gebeurde vaak tussendoor en kostte veel tijd. In oktober 2008 werd het bestuurscentrum van de gemeente Brunssum na een renovatie helemaal vernieuwd opgeleverd en kregen 180 medewerkers een nieuwe werkplek.

“De computers werden door medewerkers van Help-IT aan de hand van een instructie geplaatst, aangesloten, geïnstalleerd en getest. Help-IT dacht ook mee over de inrichting van de werkplekken. Computers werden netjes in de houders onder de bureau’s geplaatst. Voor de beeldschermen werd gebruik gemaakt van beeldschermarmen en alle kabels werden keurig weggewerkt. Er was slechts één ICT-beheerder nodig voor de begeleiding van het hele traject. Dankzij Help-IT bespaarden we dus kosten en tijd.

De computers van de gemeente Brunssum worden nu jaarlijks door Help-IT gereinigd . De medewerkers van Help-IT werken daarbij bijna volledig zelfstandig. We zijn zeer tevreden over de door Help-IT verrichte werkzaamheden.”

Wie heeft het leukste kantoor van de wereld? De online verkiezing van ‘Het Leukste Kantoor van Nederland’ die 3 september losbarst, zal antwoord geven op deze vraag. Alle kantoren in Nederland, van ZZP’er tot multinational en álles daar tussenin, kunnen zich nu aanmelden op de zojuist gelanceerde website www.hetleukstekantoor.nl. Over 3 weken, op 24 september, gaan de stembussen open en zal er in Nederland heftig worden gestreden om de titel ‘Het Leukste Kantoor 2012’. De kandidaten moeten laten zien wat hun kantoor een goede, bijzondere en vooral inspirerende werkplek maakt, zodat zij hier iedere dag met veel passie hun vak kunnen uitoefenen.

Elk kantoor, iedere ondernemer in Nederland – hoe klein of groot ook – kan meestrijden om de titel. “Op deze manier willen wij positieve aandacht genereren voor de wereld van de kantoortuinen”, vertelt Igor Soons, directeur/eigenaar van KantoorArtikelen.nl uit Hoensbroek, die de populariteitsverkiezing initieert. “Er is eigenlijk geen enkele drempel waarom iemand niet mee zou kunnen doen. We rekenen er dan ook op dat veel trotse en gepassioneerde ondernemers en afdelingscollega’s zich inschrijven om hun kantoor op www.hetleukstekantoor.nl op een ludieke manier te presenteren.”

Stemmen vanaf 24 september

Na een eerste inschrijfperiode van drie weken gaan de stembussen open. De deelnemende kantoren moeten zelf actief campagne voeren om vanaf 24 september zoveel mogelijk stemmen te verzamelen. Social media als Facebook, Twitter en LinkedIn zijn hiervoor uiteraard perfecte instrumenten. Tijdens de verkiezing krijgen de deelnemers een ludieke opgave te vervullen. Hiermee kunnen zij bonusstemmen verzamelen.

De finale in november

Op 1 november 2012 sluiten de stembussen en worden de finalisten bekend gemaakt. Zij krijgen nog één finale opdracht. De vakjury maakt op donderdag 22 november 2012 in Toverland – het leukste attractiepark van Nederland – bekend welk kantoor zich een jaar lang ‘Het Leukste Kantoor’ mag noemen. Behalve de eeuwige roem zijn er natuurlijk volop interessante en leuke prijzen te winnen.

Alle informatie over ‘Het Leukste Kantoor 2012’ is te vinden op:

www.hetleukstekantoor.nl

Facebook http://www.facebook.com/Hetleukstekantoor

Twitter @leukstekantoor, #leukstekantoor

“Het project nWOW is op een succesvolle manier afgerond, alles is volgens plan gerealiseerd en de medewerkers zijn dik tevreden. En daarmee wij als verantwoordelijken voor dit project natuurlijk ook!

Uw bedrijf heeft daar ook een duidelijke bijdrage aan geleverd en wij willen dan ook onze waardering daarvoor uitspreken.”

“We willen Help-IT graag heel hartelijk bedanken voor al het werk dat jullie ons uit handen hebben genomen. En niet alleen de hoeveelheid werk, maar vooral het gevoel dat we het helemaal aan jullie konden overlaten. Mensen die hun afspraken nakomen en die weten waar ze mee bezig zijn en waar we dus gewoon van op aankunnen, zonder dat we dat nog eens extra hoefden te verifiëren. En dat zijn zaken die we echt niet van de meeste leveranciers niet kunnen zeggen. Onze complimenten!”

“Zeer recent is de werkplek voorziening bij Uitgeverij Malmberg geüpdatet. Een groot aantal bureauonderstellen is vervangen door een makkelijk in hoogte verstelbaar systeem. Dit vergt veel, maar vooral lastige handelingen ten aanzien van de bekabeling onder de bureaus. Help-IT heeft hier prima op ingespeeld en gefaseerd de klus volledig uitgevoerd. Modern kabelmanagement vergt specialisatie!”

Help-IT verzorgt bij 

“We zijn een textielbedrijf waar veel stof over de productievloer verspreidt. Hierdoor hadden we vaak veel storingen en uitval van computers. Dit was op jaarbasis zo’n 10%. We hebben destijds voor Help-IT gekozen, omdat zij ons het beste tegemoet konden komen in de werktijden en kosten. Sinds de invoering van het onderhoud -in het begin twee twee keer per jaar- is de uitval teruggebracht tot 0.5%  (ouderdom) en zijn we zeer te spreken in de uitvoerende taken. Na het regulier onderhoud door Help-IT zien alle IT-werkplekken er weer uit als nieuw. Onze medewerkers vinden dat ook erg prettig.

Nadat we in 2008 onze werkzaamheden over een tweede locatie in Europa hebben verdeeld, is het in onze fabriek wat rustiger geworden. Daarom hebben we de frequentie van het onderhoud teruggebracht naar een keer per jaar.  Het onderhoud blijft nodig! Onze medewerkers vragen vaak wanneer Help-IT weer komt, zodat ze na de onderhoudsronde weer
een schone en verzorgde werkplek hebben.”

Met 2500 werkplekken op het gebied van ICT binnen één bedrijf is het vervangen van 1000 werkplekken een omvangrijk project. De ICT-installatiedesk van Sligro Food Group was hier dan ook niet op toegerust. Binnen het bedrijf zijn foodretail- en foodservice bedrijven van Texel tot Maastricht actief. Help-IT nam de werkzaamheden over die nodig waren voor het vervangen van de hardware van de 60 vestigingen van foodservice-bedrijven.

Sligro Food Group heeft zelf het volledige project, inclusief de verschillende fases en tijdspad waarin het project moest worden uitgevoerd, uitgedacht. Alex Manders, hoofd ICT Beheer, wist hierdoor precies wat hij wilde. “We hebben bewust de keuze gemaakt om binnen een zeer kort tijdsbestek alle twinax werkplekken om te bouwen naar UTP. Hiervoor moesten alle hardware en bekabelingsystemen
worden vervangen,” laat hij weten.

“Circa 1.000 werkplekken wilden we in zeer korte tijd vervangen. Voor zo’n groot project hebben wij echter intern niet voldoende mankracht en daarom zijn we op zoek gegaan naar een organisatie die als het verlengde van onze ICT-installatiedesk kan fungeren. Help-IT is al jarenlang op kleine schaal binnen ons bedrijf actief en bood tegen een aanvaardbaar tarief aan de uitvoerende werkzaamheden over te nemen.”

Enkele maanden geleden zijn de medewerkers van Help-IT met dit landelijk project gestart: het imagen van de Thin Clients, de registratie van de systemen, het klaarmaken voor de distributie van de juiste hardware voor de juiste vestigingen, het plaatsen van de hardware op locatie en het controleren en patchen van de telefonie en aansluiting met de server op de hoofdlocatie, etc.. Momenteel is het project in de afrondende fase. “De medewerkers van Help-IT hebben 100% voldaan aan onze verwachtingen. Ze zijn vakkundig, snel en beschikken over een no-nonsense mentaliteit. Ze hebben zich volledig geschikt naar het tijdspad dat wij hebben samengesteld. Ook het landelijk karakter van het project is voor Help-IT geen probleem. Wanneer het nodig is, overnachten hun medewerkers in een hotel. Dat regelen ze allemaal zelf. Ze hebben ons met dit eenmalig project een hele zorg uit handen genomen.“

Een goede hygiëne op kantoor draagt echter enorm bij aan de gezondheid van de werknemers. Als er niet genoeg aandacht aan besteed wordt kan dit namelijk leiden tot allergieën, vermoeidheid, hoofdpijn en ziektes. Verkoudheden, griep, en virussen worden doorgegeven aan kantoormedewerkers en kunnen zo het hele kantoor besmetten. Wanneer iemand geïnfecteerd is met een verkoudheid of griep en ze raken een oppervlakte aan dan worden dit een bacteriën-doorgeefpunten omdat bacteriën tot 72 uur kunnen blijven leven! Elk jaar zijn er zieken op kantoor terwijl dit meestal gemakkelijk vermeden had kunnen worden. Deze afwezigheden kosten bedrijven duizenden euro’s per jaar.

Enkele feiten

• Vreemd genoeg zijn de bureaus van vrouwen vaak vuiler dan die van mannen. Dit komt vooral omdat vrouwen meer interactie hebben met jonge kinderen, omdat ze vaak eten op en in hun bureau verzamelen en omdat ze make-up gebruiken. En ookal zien hun bureaus er vaak mooier uit, hun gewoonte om cosmetica of handlotions te gebruiken zorgt ervoor dat de bacteriën gemakkelijker kunnen zwerven over de bureaus.
• Vrouwen eten ook veel meer aan hun werkplek. Als er ooit hongersnood uitbreekt op kantoor kan het een goed idee zijn om eerst in de laden van je vrouwelijke collega’s te kijken! Ook in de wintertijd is de hygiëne achter de bureaus slechter dan in de zomer omdat vrouwen dan vaker binnen blijven om te lunchen.
• Maar vrouwen zijn natuurlijk niet alleen verantwoordelijk voor een slechte hygiëne op kantoor. De portefeuilles van mannen zijn de grootste microben broeiplaatsen met daarna computergadgets zoals PDA’s, I-Phones en Blackberries.
• Vrouwen zijn echter veel meer bereid om iets te doen aan de hygiëne op kantoor. Mannen nemen bijna nooit de moeite om wat schoon te maken en als ze dit dan toch doen gebruiken ze vaak een vuile handdoek waardoor het probleem enkel erger wordt.
• Het is echter niet enkel het geslacht dat de hygiëne op kantoor bepaalt. Mensen die multitasken hebben vaker een vuiler bureau omdat ze beginnen met een taak, naar wat anders springen en dan terugkeren naar de oorspronkelijke taak. Vrouwen zijn vaak betere multitaskers. Ze beantwoorden een telefoontje terwijl ze een e-mail typen en een boterham eten.
• Geslacht of multitasker, vuile bureaus zijn meestal het resultaat van teveel aan je hoofd hebben en daardoor elementaire zaken zoals hygiëne over het hoofd zien. Maar vaak zijn mensen ook gewoon lui en hebben ze er daarom gewoon geen aandacht voor.

Tips voor een net kantoor

Hoe bevorderen we nu de hygiëne en veranderen we onze werkplek terug in een zuivere plek? Hiervoor heb je de volgende hulpmiddelen nodig:

• Een vuilbak of emmer
• Propere ongebruikte vodden
• Een kalender
• Desinfecterende doekjes
• Ontsmettingsalcohol
• Een stofzuiger of een spuitbus met geperste lucht

Ga vervolgens aan de slag met deze 3 stappen.

Stap 1

• Pik een vaste dag uit op je kalender voor de wekelijkse schoonmaak.
• Kijk naar je bureau en ruim alle ongewenste zaken op.
• Gebruik hiervoor de VDAB formule.

V: Vuilbak Hier gaan alle dingen in die je niet meer nodig hebt. Voor sommige dingen zal dit duidelijk zijn maar voor sommige zaken weten we het niet goed. Daarom juist bewaren we sommige dingen ook zo lang! Hoe weet je nu of je iets al dan niet nog nodig hebt? Heb je het in de afgelopen 3 maanden nog gebruikt? Indien dit niet het geval is, is het rotzooi, smijt het weg!

D: Delegeer. Ligt het op je bureau maar hoort het eigenlijk op een ander bureau te liggen? Indien dit het geval is dien je er zo snel mogelijk wat aan te doen! Stuur het op met de post, fax het naar je klant of leverancier of geef het aan je collega!

A: Actie. Dit zijn de dingen die terecht op je bureau liggen en die JIJ moet doen! Doe ze dan ook zo snel mogelijk en berg later alles ook netjes op in de juiste mappen.

B: Bewaar. Dit is het moeilijkste onderdeel want hierdoor bewaren mensen juist zoveel troep op hun bureau! Wees daarom heel kritisch over de dingen die je bewaart en ook waar je ze bewaart! Moeten ze echt op je bureau liggen of kan je ze ook in een archiefkast achterin het kantoor bewaren? Als je dingen niet elke dag nodig hebt,  is het idioot om ze toch elke dag binnen handbereik te hebben. Label dingen ten slotte zodat je je spullen snel kan terugvinden als dit nodig is.

Stap 2

Alles is nu opgeruimd en er ligt niets te veel meer op je bureau. Goed zo!

• Stof je bureau geregeld af. Verwijder inktvlekken, koffie en thee ringen, etc. met behulp van een doekje met alcohol.
• Gebruik een licht vochtig doekje met een mild reinigingsproduct om over te gaan op de computers, muizen, keyboards, printers, scanners, etc. Je keyboard is een andere broeiplaats voor bacteriën. Het is eigenlijk een opvangbak van voedingsresten, dode huidcellen, haren, etc. Draai het maar eens om en kijk eens wat er allemaal uitvalt. Om dit schoon te krijgen kan je best een stofzuiger gebruiken maar met niet teveel vermogen. Een andere oplossing zijn spuitbussen met geperste lucht maar een stofzuiger brengt ineens alles op de juiste plaats.
• Stofzuig je lades regelmatig en reinig alles minstens elk seizoen met een schoonmaakmiddeltje.
• Een laatste belangrijke plaats is je telefoon. Vele mensen hebben de hatelijke gewoonte om in hun telefoon te roepen waardoor er af en toe ook speeksel meekomt in de hoorn. Gecombineerd met stof kan er zo uiteindelijk nieuw leven ontstaan in je telefoon. Daarom is het belangrijk om je telefoon extra goed onder handen te nemen. Er bestaan speciale desinfecterende doekjes om je telefoon mee te reinigen. Vergeet ook je headset natuurlijk niet als je over een zou beschikken.

Stap 3

Een schoonmaak team kuist meestal enkel de volgende aspecten in verband met hygiëne: ramen, vloeren, grote oppervlakken, aanrechten. Verder maken ze de vuilnisbakken leeg. Hun taak is meestal om het kantoor er vooral ‘visueel’ schoon uit te laten zien. Als je er niet achter vraagt worden de minder zichtbare delen echter vergeten. Neem daarom ook de rest onder handen indien de schoonmaakploeg dit niet doet.

Een belangrijke bron van bacteriën is te vinden in de keuken op kantoor. Tegenwoordig zijn deze uitgerust met een koelkast en een magnetron waar medewerkers hun lunch kunnen bewaren en opwarmen. Helaas blijven hier ook vaak dingen verscheidene weken staan. Niemand eet ze nog op en niemand gooit ze weg. Hierdoor kunnen ze de nieuwe voedingsmiddelen in de koelkast besmetten. De magnetron dient ook geregeld schoongemaakt te worden want anders wordt dit ook een champignonnenkweekerij. Je dient je kantoor schoon te houden maar jezelf natuurlijk ook!

Bron: www.zen-op-kantoor.net

Aan de hand van een vijftiental vragen krijgt u een goede indicatie van de omstandigheden waaraan uw computerapparatuur dagelijks wordt blootgesteld en de invloed hiervan op de gezondheid. Vul de toets in en als u zich genegen voelt de gegevens met ons te delen, komen wij gratis uw toetsenbord reinigen en desinfecteren.

Schoon aanbevolen door Help-IT